详解酒店“采购到支付”全流程及自动化

酒店实现成功经营的关键是什么？不同的人会有不同的答案，而大多数人都会提到顾客体验。这不无道理。但酒店在前台为顾客提供优质服务的同时，也离不开后台的顺利运转。

今天我们来了解一下采购到支付的流程，看看酒店该如何优化系统，以及实现自动化后能够产生的效益。

什么是“采购到支付”？

采购到支付（procure-to-pay）是指，企业从识别需求、申请采购到最终为所需产品和服务付款，期间所涉及的系统化流程。

采购到支付并不包括采购的所有环节，其重点是流程中的采购、对账和付款部分。

战略采购、生命周期评估、供应商对接和供应链管理，并不在采购到支付的范畴。

采购到支付的步骤

标准化流程可以减少不必要的开支，提升采购效率，推动订单和供应商管理，最终提高产出。

常规化的采购到支付流程包含以下几个步骤：

1. 确定业务需求：相关人员认为需要某项产品和服务来完成工作，他们可能会自行评估最合适的产品和服务。

2. 需求申请：相关人员正式提交采购申请，开启审批和采购流程。

3. 审批通过：请购单经过标准化审批流程，得到所有相关部门和人员的批准，之后由财务部发放资金。

4. 创建采购单：获批后，相关人员开立正式采购单（PO），注明订单处理和货物交付所需的所有信息。

5. 采购单获批：采购需求获批后，完整的PO通常需单独进行评估和审核，以减少错误，明确要求，确保采购和对账过程更顺利。PO获批后，就会发送给供应商。

6. 收货：供应商完成订单并交付，收货方进行检查、核对，如果出现不对等或质量不达标的情况，收货方可以拒绝签收。

7. 评估供应商的表现：货物签收、核对完成后，对供应商的表现进行评估，包括是否按时交货、订单准确度、产品质量及完好程度，等等。所有问题都可以在该环节提出，并作为以后采购决策的参考。

8. 发票审批：该环节检查货物与请购单、采购单及发票上的信息是否一致，如果完全匹配，财会部门就可以开发票。

9. 向供应商付款：这是采购到支付过程的最后一步。采购方根据采购订单或合同条款，将审批的款项支付给供应商。有时候，企业及时支付发票款项，也可以获得付款折扣等权益。

如何优化采购到支付流程？

1. 建立标准化审批流程

• 创造良好的环境，让员工能够得到所需的支持
• 确保采购申请符合预算和实际需求
• 降低从不知名的供应商那里进行采购的风险，避免未经批准的采购行为
• 提高数据透明度，减少冗余信息，让财务部门进行追踪、分析、预测支出

该流程无需事无巨细地列明所有事项，只需制定审批框架，让提出申请的人有心理预期。整个流程应该便于执行、追踪，且适用于每次采购，能够不断完善采购到支付的流程。

整个审批流程需包括：

• 标准化申请表，列明所有必要信息
• 启动申请和审批的第一责任人
• 详细说明获得审批需满足的条件
• 复盘过程，对整个采购过程进行评价，推进与供应商的合作关系，更新供应商列表

2. 列出每个部门的职责

每个采购审核部门都有各自的标准化要求，这对于确保高质量采购、降低风险十分重要。相关人员和部门及要求可能包括：

• 内部部门主管：根据当前技术系统或合作协议，选出最佳供应商或整合资源。
• 法务：列出执行合同保护机制的详细条款，包括服务水平协议、停工条款、灾后恢复职责、仲裁，等等。
• 安全：完成供应商问卷，评估安全和风险管理门槛。
• 财务：预算或项目关键节点报告，辅助制定预算和预测。

要确保顺利通过审批，要在同一个地方列明这些要求并归档。

将对各部门的要求列入整个流程中，有助于相关人员形成清晰的认知并提前准备，从而减少无效沟通，防止采购延期，提升整体效率。

3. 推进流程自动化

随着公司业务的扩张，采购流程及合同管理会随之变得更加复杂，相关部门的工作量也会加大，手动处理采购到支付流程就会心有余而力不足。

这时候就需要考虑实现流程自动化。这不仅可以减轻采购人员的负担，还能够让核心职能团队将时间留给更有价值的事情。

采购到支付自动化软件如何运作？

采购软件会创建一个中心化、自动化流程，涵盖选品到支付的系列环节。

在前端，该系统会通过云系统自动推进采购流程。用户可以登陆合作供应商数据库的物品目录页面，并根据预算和参数下单。

该系统比较灵活，管理者能够根据用户、部门、类别或位置等参数设置规则。

在后端，采购到支付软件则可以对很多重复、手动流程进行自动化处理。在产品目录页面下单后，就会进入自动化审核流程，审批通过且交货完成后，可以在系统内审核发票、对账，然后由系统自动完成支付。

该系统采用AI和机器学习技术，自动处理数千张发票，确保流程准确，信息一致，自动完成支付，无需员工手动输入信息。

电子发票也能够实现统一支付。

采购到支付的自动化有哪些益处？

采用自动化电子采购系统，能够提升每个环节的效率。

具体来说，它能带来的益处包括：

• 确保采购过程与预算、规范和合作供应商列表保持一致
• 当需要从不同地方采购时，可能提高供应链管理效率
• 降低发票开具成本
• 通过整合发票和支付流程，稳定并提升现金流
• 降低成本，增加收入
• 实时查看数据并确保同步，便于支出管理

采购到支付软件的价值不仅在于提升效率，确保采购品质，还能够降低成本，减少企业内部不必要的支出。

参考资料：
1. BirchStreet Systems, the Procure-to-Pay Automation Platform That Is Leading the Way to a More Automated Future for Hospitality and Travel. (Hospitality Net)
2. What is Procure-To-Pay and How Companies Are Automating It. (Order)